Как использовать новый инструмент шаблонов genAI в Google Sheets

Нужны идеи или мотивация, которые помогут вам создать электронную таблицу в Google Sheets? Ты можешь просмотреть шаблоны которые включены в это офисное приложение, и выберите одно из них для настройки. Но более интригующий вариант — использовать новый инструмент генеративного искусственного интеллекта в Таблицах, который называется Помогите мне организоватьчтобы создать шаблон, более подходящий для вас.

Help Me Organize в основном предназначен для создания шаблонов для управления проектами. Но вы можете его усовершенствовать, создав шаблоны, включающие некоторые формулы и таблицы, которые можно использовать для создания диаграмм. В этом руководстве объясняется, как использовать функцию «Помощь мне в организации», и приводятся советы, как добиться наилучших результатов.

Duet AI: набор инструментов генеративного искусственного интеллекта для Google Workspace

Во-первых, давайте рассмотрим, как Help Me Organize вписывается в технологию genAI для Google Workspace, которая называется Дуэт ИИ. Это инструменты искусственного интеллекта в приложениях Workspace, которые помогут вам создавать контент для вашего рабочего процесса.

В Gmail и Документах Google: Help Me Write предлагает предложения, основанные на теме, о которой вы хотите написать, с дополнительными инструментами, которые могут расширить, перефразировать или сократить ваши формулировки. (Подробнее см. в разделе «Как использовать новый инструмент написания с использованием искусственного интеллекта в Google Docs и Gmail».)

В Google Презентациях: По какой-то причине Google предлагает инструмент создания изображений AI для Workspace только в этом приложении для презентаций. Программа «Помоги мне визуализировать» создает изображения на основе написанного вами краткого описания (так называемого «подсказки»). Результат можно вставить на слайды.

В Google Таблицах: На основе вашего запроса инструмент «Помоги мне организовать» создает таблицу с заголовками, текстом-заполнителем и возможными формулами в ячейках, которые затем можно настроить в соответствии с вашими потребностями.

Кто может использовать Duet AI в Google Workspace

На момент написания этой статьи Duet AI доступен только платным клиентам Workspace, а не пользователям, использующим приложения Google через бесплатную учетную запись Gmail.

Однако если у вас нет учетной записи Workspace, вы можете зарегистрируйтесь, чтобы запросить доступ к Лаборатории рабочего пространства. Это бета-программа Google, в которой вы можете опробовать новые функции Workspace (включая инструменты Duet AI); вы соглашаетесь на использование вашего опыта для содействия их развитию. (К сожалению, период времени, в течение которого вам придется ждать, прежде чем вас примут в Workspace Labs, непредсказуем и, по-видимому, случайен, исходя из нашего опыта использования нескольких учетных записей Gmail для запроса доступа.)

Как получить доступ к разделу «Помощь мне в организации» в Google Таблицах

Вы получаете доступ к Help Me Organize из электронной таблицы, которую вы открыли в Google Sheets. Google заявляет, что инструмент «скоро» сможет анализировать и систематизировать существующие данные в электронной таблице, но в настоящее время он создает шаблоны только с примерами данных.

Поэтому на данный момент лучше всего использовать «Помощь мне в организации» на новой пустой электронной таблице или на новом листе существующей электронной таблицы. Вы можете добавить новый лист в электронную таблицу, щелкнув знак + в левом нижнем углу открытой таблицы.

В строке меню в верхней части таблицы нажмите кнопку Вставлять и выберите Помогите мне организовать в самом низу открывшегося меню. Справа на странице откроется панель «Помогите мне организовать». Большое поле ввода на панели предлагает вам написать внутри него подсказку. В нем циклически представлены несколько примеров, призванных показать вам, как писать подсказки.

Примеры подсказок Google Sheets helpmeorg 01

Когда вы открываете панель «Помогите мне организовать», в ее поле ввода отображаются примеры подсказок. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Как использовать «Помогите мне организовать»

Щелкните внутри поля ввода на панели «Помогите мне организовать», введите описание типа шаблона, который вы хотите создать Duet AI, и нажмите Создавать.

Google Таблицы helpmeorg 02 введите подсказку

Введите запрос в поле на панели «Помогите мне организовать» и нажмите Создавать.

В зависимости от сложности вашего запроса, ИИ может занять несколько секунд, чтобы сгенерировать шаблон, пока он «думает», но он может оказаться не в состоянии ничего сгенерировать. Если это невозможно, попробуйте ввести описание еще раз, но используйте меньше слов.

Генерация Google Таблиц helpmeorg 03

Искусственный интеллект Duet может некоторое время «думать», пока генерирует шаблон. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Как вставить шаблон, созданный Duet AI

Если Duet AI выдаст результат, шаблон появится поверх вашей таблицы. Он начнется с крайней левой верхней ячейки, отсюда расходятся столбцы и строки шаблона.

Google Sheets helpmeorg 04 создал шаблон маршрута

Просмотрите шаблон, созданный Duet AI, затем вставьте его в свою электронную таблицу или начните заново. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Вы можете пролистать шаблон, чтобы узнать, что вы о нем думаете. Имейте в виду, что вы всегда должны рассматривать то, что генерирует Duet AI, как черновой вариант, который вам нужно будет изменить, чтобы сделать его более подходящим для вашего использования (например, заменить текст-заполнитель, а также тщательно изучить и изменить любые формулы). В конце концов, это шаблон.

Прокрутите шаблон до нижней части — вы увидите прикрепленную к нему небольшую панель инструментов. Если вам нравится этот шаблон, нажмите Вставлять. Затем он будет вставлен в вашу электронную таблицу.

Если вы этого не сделаете, нажмите X. Шаблон будет удален из вашей таблицы. Вы можете попробовать написать еще одну подсказку на панели «Помогите мне организовать». Обратите внимание: если вы создадите новый шаблон, вы не сможете вернуться к предыдущей версии.

При желании вы можете оценить, нравится вам этот шаблон или нет, щелкнув значок «палец вверх» или «палец вниз». Ваш отзыв используется, чтобы помочь ИИ Duet получать в будущем результаты, которые могут быть более предпочтительными, чем у других пользователей Help Me Organize.

Вставив шаблон в электронную таблицу, вы можете настроить его по своему усмотрению: изменить названия заголовков, добавить строки или столбцы, настроить формулы, ввести реальные данные и т. д. Подробную информацию о работе с шаблонами в Таблицах см. в разделе «Как использовать Google Таблицы для управления проектами».

Как написать подсказку в Help Me Organize

Не знаете, как написать подсказку? Вам нужно вдохновение? Вот несколько общих советов, которые помогут получить полезные шаблоны от Duet AI:

1. Сначала опишите конкретный проект, который вы хотите отслеживать.

Примеры:

  • разбивка бюджета
  • маршрут деловой поездки
  • график расчета заработной платы

2. Опишите или конкретно назовите заголовки, которые вы хотели бы видеть в шаблоне.

Примеры:

  • Разбивка бюджета, включающая в следующем порядке: доходы, аренда, коммунальные услуги, интернет, расходы.
  • Маршрут деловой поездки с разделами, посвященными поездке в аэропорт, авиакомпанию, номер рейса, отель и т. д.
  • график расчета заработной платы сотрудников по имени Майк, Педро, Шона и Таша
Google Sheets helpmeorg 05 подскажет подробности

Включение подробностей в приглашение поможет Duet AI создать лучший шаблон. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

3. Используйте цифры и математические формулы.

Примеры:

  • таблица, изображающая 12 месяцев с 3 категориями в месяц
  • график расчета заработной платы помесячно в течение одного года
  • таблица, в которой рассчитываются сложные проценты по ставке 3,5% в течение 3 лет
Google Sheets helpmeorg 06 подсказка с расчетами

Duet AI может создать шаблон, содержащий формулы. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

4. Опишите раскрывающиеся списки, списки, списки задач или задачи.

Примеры:

  • раскрывающийся список с вариантами выбора, включающими греческий, японский и итальянский языки для делового обеда
  • трекер проектов со списками задач, назначенными людям
  • список дел по адаптации нового сотрудника
Google Sheets helpmeorg 07 генерирует раскрывающийся список дел

Созданный список дел с раскрывающимися списками статусов. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

(Подробнее о работе с раскрывающимися списками см. в разделе «Советы по использованию Google Таблиц: как использовать раскрывающиеся списки».)

5. Опишите схему.

Duet AI не может создавать диаграммы напрямую, но вы можете предложить ему создать шаблон (таблицу), из которого затем можно получить диаграмму. Примеры:

  • гистограмма с 9 метками
  • линейный график с 4 категориями
  • круговая диаграмма, изображающая 3 категории
Шаблон подсказки круговой диаграммы Google Sheets helpmeorg 08

Опишите диаграмму, которую вы хотите создать. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Вставьте созданный шаблон в свою таблицу.

Затем выберите шаблон, щелкнув его самую верхнюю левую ячейку.

Затем в строке меню над электронной таблицей нажмите Вставка > Диаграмма. По умолчанию будет создана круговая диаграмма. В правой части страницы также откроется панель «Редактор диаграмм», где вы сможете изменить круговую диаграмму на другой тип или внести в нее другие изменения.

Вставлена ​​круговая диаграмма Google Sheets helpmeorg 09

Круговая диаграмма на основе шаблона Duet AI, созданного из подсказки. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

6. Не бойтесь описывать что-то сложное.

Примеры:

  • составить бюджет как минимум 12 отделов моего офиса на один год и назначить контроль над сотрудниками
  • менеджер проекта для 8 продавцов, которые должны продавать ракушки в 10 крупнейших городов Среднего Запада США со сроком в апреле.
  • еженедельный график работы сотрудников ресторана для 10 сотрудников кухни и 6 сотрудников ресторана на 4 недели
Google Sheets helpmeorg 10 создал расписание сотрудников

Искусственный интеллект Duet часто может обрабатывать сложные подсказки. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Помните, что лучший способ использовать Help Me Organize (или любой другой инструмент генеративного искусственного интеллекта) — это экспериментировать и экспериментировать с формулировками подсказок. Никогда не знаешь наверняка — Duet AI может удивить вас результатом, который окажется лучше или полезнее, чем вы изначально предполагали.

В итоге

Помните об этих советах при написании подсказок, которые заставят Duet AI дать вам наилучшие (или, по крайней мере, более интересные) результаты в Help Me Organize:

  • Точно определите, для чего вы хотите использовать шаблон. Как бы вы описали это в трёх словах?
  • Используйте заголовки или цифры (например, даты или математические формулы). Это могут быть столбцы и строки в шаблоне.
  • Если вы хотите, чтобы шаблон имел раскрывающийся список или другой тип списка, опишите его.
  • Используйте Duet AI для создания таблицы, на основе которой затем можно построить диаграмму.
  • Наконец, не бойтесь экспериментировать – даже если ваш запрос кажется сложным.

Как и в случае со всем контентом, созданным искусственным интеллектом, шаблоны, созданные с помощью Help Me Organize, никогда не следует рассматривать как окончательные, но они могут дать вам большую фору для всех видов задач, связанных с электронными таблицами, от настройки сложных графиков до создания диаграмм и выполнения. расчеты, ориентированные на время.

Связанный: Как использовать Google Таблицы для управления проектами

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *