Как автоматизировать ответы на электронные письма в Gmail

Я понимаю разочарование, которое возникает, когда кто-то не дает быстрого ответа на ваше сообщение. Этот вопрос особенно важен, когда речь идет о поддержании отношений с клиентами, поскольку задержки с ответами на электронные письма могут привести к потере потенциальных клиентов.

К счастью, Gmail предлагает функцию автоматического ответа, которая позволяет автоматизировать ответы по электронной почте и поддерживать связь с клиентами, когда у вас плотный график. Эта функция также полезна, когда вам нужно отправить одну и ту же информацию по электронной почте нескольким клиентам.

Использование автоответчика в отпуске

Ответчик в отпуске, также называемый ответом об отсутствии на работе (OoO), представляет собой простой, но эффективный метод автоматизации ответов на электронные письма в Gmail. Несмотря на простоту настройки, существуют определенные ограничения на использование автоответчика. Позвольте мне объяснить некоторые из них.

  • Вы можете создать только один ответ об отпуске за раз.
  • Вы не сможете создавать фильтры с автоответчиком. Таким образом, вы будете отправлять одно и то же сообщение всем, независимо от контекста входящего сообщения.
  • Отправитель может получить только один ответ об отпуске из вашего электронного письма. Ему/ей следует подождать еще четыре дня, чтобы получить второй ответ об отпуске. Однако если вы отредактируете ответ об отпуске между датой начала и окончания отпуска, отправитель сможет снова увидеть новый ответ.

Теперь давайте посмотрим, как настроить автоответчик в вашей учетной записи Gmail.

  1. Запуск Gmail в вашем браузере.
  2. Нажмите на Значок быстрых настроек (значок шестеренки) в правом верхнем углу экрана Gmail.значок быстрой настройки
  3. Кран Посмотреть все настройки из всплывающего окна.увидеть все настройки
  4. Пока вы находитесь на Общий вкладку, перейдите вниз и установите флажок рядом с Автоответчик включен.отпуск-ответчик на опции
  5. Укажите дату, когда вы хотите начать использовать автоответчик.
  6. Также проверьте Последний день и укажите дату окончания автоответчика. Не устанавливайте флажок, если вы не хотите завершать автоответчик.указать первую и последнюю дату
  7. Введите Предмет для вашего автоматического ответа.тема-отпуск-ответ
  8. Затем введите все, что вы хотите сказать в Сообщение поле.отпуск-ответ-сообщение
  9. Вы также можете проверить эту опцию для выполнения упомянутого.только-отправить-ответ-людям-в-моих-контактах
  10. Нажмите Сохранить изменения раз все настроено.сохранить-изменения-для-отпуска-респондента
  11. После того, как вы сохраните изменения, на главной странице вашей почты начнет отображаться баннер.
  12. Если вы хотите отключить функцию автоответчика, просто нажмите Конец сейчас.сообщение об отпуске на главной странице gmail
  13. Вы можете протестировать эту функцию позже. Он будет работать без каких-либо проблем.

Примечание: спам-письма и электронные письма о подписке не подлежат отпуску.

Использование шаблонного ответа (метод шаблона и фильтра)

В отличие от ответа об отпуске, стандартный ответ отправляет автоматический ответ по электронной почте каждый раз, когда отправитель отправляет вам электронное письмо. Ему/ей не нужно ждать еще четыре дня, чтобы получить второй ответ.

Кроме того, стандартный ответ предлагает больше возможностей для настройки, чем автоответчик. Вы можете создать несколько автоматических ответов по электронной почте с несколькими фильтрами.

Например, вы можете создать одно автоматическое письмо для ответа на все те электронные письма, в которых запрашиваются ваши «часы работы». Точно так же вы можете создать второе автоматическое электронное письмо, чтобы отвечать на все электронные письма с вопросами о «цене» ваших продуктов.

  1. Откройте Gmail и коснитесь значка значок передач.значок быстрой настройки
  2. Кран Посмотреть все настройки.увидеть все настройки
  3. Переключиться на Передовой вкладка
  4. Проверить Давать возможность вариант для Шаблонызатем нажмите Сохранить изменения.опция включения расширенных шаблонов
  5. Напишите сообщение сейчас.кнопка создания сообщения в gmail
  6. Введите Предмет и сообщение для вашего автоматического ответа.составление-сообщения-для-заготовленного-ответа
  7. Когда вы закончите составлять сообщение, нажмите на три вертикальные точки (Больше вариантов) икона.
  8. Наведите указатель мыши на Шаблонытогда выбирай Сохранить черновик как шаблон > Сохранить как новый шаблон.сохранить как новый шаблон
  9. Укажите имя для вашего шаблона и нажмите Сохранять.введите имя шаблона и сохраните
  10. Закройте окно создания сообщения.закрыть окно создания сообщения
  11. Теперь нажмите на Значок фильтра за Поиск почты область.значок фильтра
  12. Тогда создайте фильтр. Здесь я создам фильтр, который будет автоматически отвечать на электронные письма, содержащие слово «Цена». Вы также можете указать другие параметры фильтра, такие как тема письма и адрес электронной почты отправителя.есть-слова-цена-и-создание-фильтр
  13. Когда все настроено, нажмите Создать фильтр.
  14. Во всплывающем окне установите флажок рядом с Отправить шаблон. Затем выберите имя шаблона, который вы только что создали.выбор имени шаблона на фильтре
  15. Кран Создать фильтр. Теперь ваша учетная запись Gmail настроена для отправки автоматических ответов по электронной почте.окончательный вариант создания фильтра

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *